#

Belgeler ve Formlar

İşlemler ve Açıklama

1

İkili Anlaşma Formu (Bilateral Agreement Form)

 

Bölüm öğretim elemanları İkili Anlaşma yapabilir. Bölüm koordinatörleri veya öğretim elemanları muhatapları ile bağlantı kurar, ön mutabakat sağlar ve buna uygun olarak doldurulan İkili Anlaşma formu iki kurumun yetkililerince onaylanır.
1)Bölüm Erasmus Koordinatörü ve Bölüm Öğretim Elemanları anlaşma yapmaya yetkilidirler.
2)Erasmus Üniversite Koordinatörü anlaşmayı onaylar.
3)Anlaşmanın aslı karşı taraftan onaylı şekilde gelince “Geçerli” veya “Yürürlükte” olarak kabul edilir ve web sayfasındaki “İkili Anlaşmalar” listesine alınır.
4)İkili Anlaşmalar Dış İlişkiler Ofisi’nde dosyalanır.

2

Teklif Çağrısı Formu
(Call for Proposal)
 (Mart)

 

Ulusal Ajans (U.A.) teklif çağrısını elektronik ortamda yayınlar (Aralık-Mart).
Yapılan ikili anlaşmaların kontenjan toplamına göre U.A. Teklif Çağrısı Formu internet üzerinden doldurularak kaynak talep edilir.
1)Bu işlem yalnızca Dış İlişkiler Ofisi tarafından yapılır.

3

Aday Öğrenci Bilgi Formu

 

Aday öğrenciler için bilgi formu düzenlenir.
1)Dış İlişkiler Ofisi öğrenci seçimi için ilana çıkar.
2)Aday Öğrenci başvuru formunu doldurur ve gerekli imzaları atarak ve not dökümünü (transkriptini) ekleyerek Dış İlişkiler Ofisi’ne şahsen başvurur.
3) Aday Öğrenci Formları Öğrenci not dökümü (transkript) ile Dış İlişkiler Ofisi’nde dosyalanır.

4

Yabancı Dil Sınavı

 

1)Dış İlişkiler Ofisi aday öğrenciler için sınav tarihini ve yerlerini ve sınav prosedürünü açıklar.
2)Yabancı Dil sınavı Rektörlük tarafından görevlendirilen Yabancı Dil Uzmanları tarafından yapılır.

5

Sınav Sonuçlarının Açıklanması

 

Kaynak belirlendikten sonra desteklenen kontenjanlar ilan edilir.
1)Dış İlişkiler Ofisi kesin kontenjanları hibe edilen kaynağa göre ve öncelik daha önce Erasmus Programından yararlanmamış bölümlerde olmak üzere ilan eder. % 50 Ağırlıklı Genel Not Ortalaması, % 50 Erasmus İngilizce Yeterlilik Sınavı notu esasına göre gidecek öğrencilerin seçimi yapılır.

6

Transcript
(İngilizce)

 

Öğrenci not belgesi İngilizce olarak Öğrenci İşleri tarafından hazırlanır. Bu belgeyi Öğrenci kendisi alır.

7

Student Application Form (Öğrenci Başvuru Formu)

 

Gidilecek Üniversiteye öğrencinin başvuru formu
Öğrenci ve Bölüm Koordinatörü tarafından birlikte hazırlanır ve gidilecek üniversiteye kabul belgesi (acceptance) almak için gönderilir.
3 Orijinal Nüsha Hazırlanır (biri gidilecek kurumda, biri öğrencide , biri Dış İlişkiler Ofisi’nde kalacak şekilde).

8

Learning Agreement
(Öğrenim Anlaşması)

 

Öğrenci ve Bölüm Koordinatörü gidilecek üniversitenin ders programını inceleyerek, Minimum 30 ECTS ders seçer. Her iki kurumca onaylanır. Önceden alınmış İngilizce transkript bu belgeye eklenir. 3 Orijinal Nüsha Hazırlanır (biri gidilecek kurumda, biri öğrencide, biri Dış İlişkiler Ofisi’nde kalacak şekilde).

9

Akademik Tanınma Belgesi

 

Öğrenci ve Bölüm Koordinatörü öğrenim anlaşmasında yer alan derslerin kendi kurumunda hangi derslerin yerine saydırılacağını kararlaştırır ve imzaladıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim eder. Öğrencinin yurt dışında eğitim sırasında derslerinin değişmesi durumunda hem öğrenim anlaşması hem de akademik tanınma belgesi yenilerek Dış İlişkiler Ofisine öğrenci tarafından ulaştırılır.

10

Accommodation Form
(Barınma Başvuru Formu)

 

Öğrenci bölüm koordinatörüyle birlikte bu formu hazırlar. Gidilecek Üniversitenin Web sayfasında bulunabilir. Öğrencinin kalacağı yerin önceden ayarlanması içindir. Avans ödemesi gerekebilir.

11

Acceptance Letter (kabul yazısı)

 

Gidilecek Üniversite hazırlar, öğrenciye gönderir. Vize için gerekli belgeler arasındadır.

12

Pasaport

 

1)Dış İlişkiler Ofisi pasaport başvurusunda bulunacak olan bütün öğrenciler için Erasmus Öğrencisi Harçsız Pasaport Yazısı’nı hazırlar.
2)Bu yazı öğrenci tarafından Defterdarlığa ve Emniyet Müdürlüğü’ne götürülür ve harçsız pasaport alınır.

13

Banka Hesabı

 

Öğrenci Üniversite katkısının yatırılacağı Halkbank’tan Avro hesabı açtırır ve bunu Dış İlişkiler Ofisi’ne bildirir.

14

Seyahat Sigortası

 

Öğrenci gitmeden önce seyahat sigortasını yaptırmalıdır. Bu sigorta gidiş ve dönüş tarihlerini kapsayacak şekilde olmalıdır.

15

Financial Support Document
(Mali Destek Belgesi )

 

Dış İlişkiler Ofisi tarafından Rektör imzası ile hazırlanır. Öğrenciye sağlanan mali desteğin miktarını ve kaynaklarını bildirir.

16

Vize Başvurusu

 

Gidilecek ülke konsolosluğundan alınan formlar doldurulur ve istenen belgelerle birlikte başvuru yapılır. Başvuruyu Öğrenci yapar. Bu belgeler genellikle şunları içerir:
§ Visa Application Form
§ Letter of Acceptance
§ Letter of Accommodation
§ Learning Agreement
§ Financial Support Document
§ Pasaport aslı ve yazılı sayfaların fotokopisi
§ 6 fotograf ( açık renk arka planlı, son 3 aylık)
§ Özel Belgeler (Ülkeye göre değişir. Apostil Damgalı İngilizce Sabıka Kaydı, Tercümeler, sağlık raporu, banka hesabı v.b.)

17

Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi

 

Erasmus programı çerçevesinde tarafların uyması gereken kuralları bildiren ve alınacak hibe tutarı için Öğrenci ve Ahi Evran Üniversitesi Erasmus Koordinatörü tarafından imzalanacak belgedir.

18

Ödeme Talimatı

 

Dış İlişkiler Ofisi tarafından hazırlanır. Öğrencinin hibesinin %80’lik bölümünü alması içindir. Strateji Daire Başkanlığına gönderilir. Öğrencinin ödemesi Avro olarak verdiği hesap no.suna geçer. Bankadan verilen dekontların asıl bir kopyası Dış İlişkiler Ofisi’nde öğrencinin dosyasına konulur.

19

Erasmus Student Charter

 

Kısaca öğrencinin Erasmus Programı kapsamındaki yükümlülük ve haklarından bahseden bu belge Dış İlişkiler Ofisi tarafından hareketlilik gerçekleştirecek olan Erasmus öğrencilerinin tamamına verilir.  

20

Transcript of Records-ToR
(Not Belgesi)

 

Misafir olunan Üniversite hazırlar. Öğrencinin aldığı derslerdeki performansını ve aldığı ECTS kredilerini gösterir.

21

Nihai Rapor

 

Öğrencinin misafir olduğu ülke, kurum, bölüm ve şartlar hakkında hazırlayacağı standart formatta bir rapordur. Dış İlişkiler Ofisi internet adresinden temin edilir. Hareketliliği tamamlamış olan bütün öğrenciler döndükten sonra bu formu doldurur ve Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim eder.

22

Katılım Sertifikası

 

Öğrencinin Erasmus programına katıldığını bildirir. Genellikle gidilen Üniversiteden verilmekle birlikte, her iki üniversite temsilcilerince imzalanabilir.

23

İkinci Ödeme

 

Öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’ne hareketlilikten sonra uğrar; Nihai Rapor, Katılım Sertifikası ve ToR belgelerinin asıllarını ibraz eder. Bundan sonra, Dış İlişkiler Ofisi %20’lik ikinci
hibe taksit ödeme yazısını hazırlar.